Zverejňovanie dokumentov v súlade so zákonmi - ako na to

Vážená redakcia,
Po tom ako som si pozrel video zo Starovstovského dňa v Šoporni a vypočul názory a argumenty pracovníčok Obecného úradu na zverejňovanie dokumentov, dovolil som si dať dokopy pár myšlienok a praktických skúseností zo zverejňovania objednávok, faktúr  a zmlúv, čo ako povinnosť obci ukladá zákon od začiatku minulého roka.
Samozrejme plne chápem pracovníčky, že nemajú dostatok odborných vedomostí v tejto oblasti, keďže aj z mojich skúseností  jedno, dve školenia pre ekonómku obecného úradu jednoducho nestačí. Ide už o odbornejšie veci a na školeniach o zverejňovaní dokumentov sa z oblasti výpočtovej techniky,  elektronického spracovania údajov nič nedozvedia. Mnohé veci im prinesie až prax a nadobudnutie skúseností, či už vlastných alebo diskusiami s kolegami a kolegyňami, kde sa častokrát naučia oveľa viac ako na samotných školeniach, ktoré nie zriedka sú iba čítaním zákona. Vyjadrenia jednej z pracovníčok obecného úradu k nezverejňovaniu niektorých dokumentov v elektronickej podobe to len potvrdzuje.
Verím, že moje skúsenosti z tejto oblasti pomôžu hlavne pracovníkom a pracovníčkam na malých obecných úradoch, ktoré objektívne nemajú dostatok potrebných informácií a ich pravidelnému vzdelávaniu sa nevenuje dostatok pozornosti. Následne sa z ich strany nevedomky robia chyby a zverejňované dokumenty majú mnohé  nedostatky a častokrát  nespĺňajú zákonom stanovené parametre.
Ak ako redakcia uznáte za vhodné, môžete tento článok zverejniť na internetových stránkach www.seredonline.sk  Aj keď bude článok asi veľmi dlhý, verím, že niektorým môže poslúžiť ako užitočný zdroj informácií.

S pozdravom, prajem príjemný deň

Ing. Michal Kubala

- - -

Ako na zverejňovanie objednávok, faktúr a zmlúv

Povinnosť zverejňovať tieto dokumenty povinnou osobou, teda aj obcou bola zavedená narýchlo prijatým zákonom v decembri 2010 s účinnosťou hneď od januára 2011. Na prípravu na túto povinnosť  obce nemali veľa času. Navyše predstavitelia mnohých miest a obcí nemali „v krvi“ takú samozrejmosť ako je zverejňovať informácie o tom, ako sa narába verejnými financiami, teda peniazmi nás všetkých. Mnohí to prijali s nevôľou nielen preto, že zrazu bolo jasné, že sa ktokoľvek môže pozrieť na to, ako a na čo sa míňajú obecné peniaze, ale i z toho pohľadu, že mali pocit, že zasa ktosi pridáva úradníkom prácu.
Objektívne však treba zasa priznať, že aj keď myšlienka zákona o zverejňovaní týchto dokumentov bola viac než dobrá, neboli domyslené niektoré veci (napr. boj tohto zákona so zákonom na ochranu osobných údajov), zákon bol prijatý veľmi rýchlo a ako sa v priebehu roka ukázalo, muselo prísť k niektorým zmenám. Najmenej domyslená podľa môjho názoru bola účinnosť stanovená na 1.1.2011, keď bol zákon o povinnom zverejňovaní objednávok, faktúr a zmlúv prijatý len v decembri, čo mnohí zaregistrovali až na poslednú chvíľu. Takže času pripraviť sa na to, že množstvo dokumentov sa bude musieť zverejňovať, že s tým bude naozaj kopu práce, že bude treba aktualizovať internetovú stránku po funkčnej stránke a podobne, nebolo veľa.
Hneď na začiatku roka 2011 sa ukázalo viac nejasností ako objednávky, faktúry a zmluvy zverejňovať. Otvárali sa najmä otázky či stačí zverejniť len zoznam objednávok a faktúr so všetkými dôležitými údajmi ako objednávateľ, dodávateľ, predmet, suma,... alebo musí byť zverejnená komplet celá objednávka a faktúra, tak ako vyzerá.  Zákon hovoril, že zverejniť treba objednávku a faktúru, nikde v zákone nebolo napísané, že je možné zverejniť len zoznam objednávok či faktúr s dôležitými údajmi. Keď sa však na to človek pozrel „zdravým sedliackym“ rozumom a snažil sa pochopiť, prečo zákonodarca „vymyslel“ takýto zákon, tak logika hovorila niečo iné. Zverejňovať sa malo preto, aby občan vedel na čo sa míňajú „obecné“ peniaze, teda aby vedel, kto, kedy, komu, za čo a koľko zaplatil. To by malo občanovi stačiť ako prvotná informácia a aj tak z faktúry viac nevyčíta. Takže aj ja som sa v tej dobe prikláňal k názoru, že stačí výpis z účtovníckeho softvéru so všetkými týmito podstatnými údajmi (hoci zákon to presne nehovoril) a občanovi by to malo stačiť na to, aby vedel, na čo obec míňa financie. A ak mu to predsa len nestačí a potrebuje vidieť papierovú faktúru alebo objednávku, nech sa zastaví v učtárni obecného úradu, kde mu ju dajú k nahliadnutiu.    
Avšak výklad zákona odborníkmi na rôznych školeniach bol taký, že zákon toto neumožňuje, pretože jasne hovorí, že sa zverejňujú faktúry a objednávky a nie zoznamy a výpisy údajov z faktúr a objednávok. Samozrejme  ale s takýmto výkladom zákona prišli odborníci až na jar 2011 a dovtedy obce zverejňovali tak, ako zákon pochopili, ak sa vôbec už „zobudili“ a začali so zverejňovaním. To, že so zverejňovaním kompletných obsahov prišli mnohé problémy, ako veľká pracnosť pri skenovaní, zabratie veľkého priestoru na serveri,... môžu potvrdiť na väčších mestách, kde sú mesačne stovky faktúr a objednávok a samozrejme aj desiatky zmlúv.
S objednávkami väčšinou také problémy obce nemali, keďže objednávky sa vystavovali softvérovo a väčšinou nebol problém exportovať danú objednávku do PDF súboru. Menšie obce samozrejme na tom takto odborne neboli a pracne skenovali aj objednávky.
Zákonodarcovia nakoniec vypočuli najskôr v polovici roka, že je zbytočné zverejňovať všetky objednávky a faktúry aj na pár eúr a stanovili hranicu 1000€ bez DPH, čo však pre obce nebola až taká výhra, hlavne pre tie väčšie, lebo zasa bolo treba filtrovať, ktoré sú pod a nad stanovenou hranicou a tak radšej v rámci transparentnosti zverejňovali faktúry a objednávky nezávisle na tom, že zákon im už nenariaďovať striktne, že musia zverejňovať všetky faktúry a objednávky. Zmena, ktorá odbremenila úradníkov od pracného skenovania množstva faktúr prišla až od 1.1.2012, odkedy stačí zverejniť zoznam faktúr a objednávok s dôležitými údajmi pre občana a nemusia byť zverejnené naskenované dokumenty. Čo je naozaj pomoc, pretože to úradníka odbremení aj na viac ako hodinu denne a môže tento čas venovať občanovi v inej forme ako pracným skenovaním dokumentov.
 Zatiaľ som zámerne nepomínal zmluvy, ktoré je potrebné takisto zverejňovať, dokonca je to prísnejšie ako pri objednávkach a faktúrach. Ak nebudú zverejnené objednávky a faktúry v stanovenej lehote (nestačí raz za čas) porušuje obec zákon, ale má to vplyv možno tak na pokutu pri nejakej kontrole. Pri zmluvách je to oveľa horšie.
Zmluva musí byť zverejnená na internetovej stránke povinnej osoby, teda  obce, ak ju samozrejme obec má (ak nie rieši zákon aj túto skutočnosť - vtedy obec zverejňuje zmluvy inde). Zmluvu teda jednoznačne musí v každom prípade zverejniť. Zákon nedomyslel však  túto skutočnosť  pri faktúrach a objednávkach. Pretože ak obec nemá svoju internetovú stránku, kde jej zákon káže zverejňovať objednávky a faktúry, nemá ich kde zverejňovať a teda nič sa nestane, ak zverejnené nebudú. Túto skutočnosť niektoré povinné osoby (základné školy, materské školy) aj využili a radšej zrušili svoje internetové stránky. Od povinnosti zverejňovať zmluvy ich to však neochránilo.
Zmluva ak nie je zverejnená, nie je účinná. Účinnosť nadobudne nasledujúci deň po zverejnení. Ak zmluva nie je ani do 30 dní zverejnená, tak táto zmluva nie je ani platná, teda akoby ani nebola uzavretá a neexistovala by. Ak sa teda následne vykoná napr. platba a lebo čokoľvek iné podľa takejto zmluvy, ktorá nebola zverejnená a nenadobudla účinnosť, v krajnom prípade ani nie je platná, teda ako by neexistovala, ide o porušenie zákona a napr. o nezákonne vyplatenie finančných prostriedkov.  
Zmena vo zverejňovaní zmlúv nastala k 1.1.2012 tiež. Zákon umožnil nezverejňovať zmluvy zo sociálnej oblasti, čo je logické a bolo to jasné už dávno všetkým, ktorí s takýmito zmluvami pracovali od začiatku. Zasa zdraví rozum hovorí, že zverejňovať informácie, že o niekoho sa treba starať, opatrovať ho lebo je nevládny, alebo, že sme v istom zariadení umožnili bývať týranej matke s deťmi, ktorá uteká pred svojim násilníckym partnerom, nie je celkom dobré aj keď na druhej strane nezverejníme, že aj na takéto veci obec používa financie. Samozrejme jedným dychom treba dodať, že osobné údaje v takýchto, ale aj iných zmluvách, musia byť (podľa iného zákona) anonymizované.  Od nového roku zákon umožňuje takéto zmluvy už nezverejňovať.
Takže keď to zhrniem. V roku 2011 bolo povinnosťou obce najneskôr do 10 dní zverejniť faktúru a objednávku, teda komplet takú aká je, nestačil výpis údajov z týchto dokumentov. Najskôr bola povinnosť zverejňovať úplne všetky, neskôr stačilo len tie, ktoré boli nad 1000€ bez DPH. Od 1.1.2012 stačí, ak bude zverejnený zoznam objednávok a  faktúr so všetkými dôležitými informáciami, teda, mal by byť uvedený dodávateľ, odberateľ, objednávaný a dodaný tovar alebo služba, suma, a myslím ešte dátum a  číslo objednávky či faktúry.
Pokiaľ ide o zmluvy treba, aby boli zverejnené komplet, teda nielen základné informácie zo zmluvy ale i obsah zmluvy. Tu pozor, pokiaľ zmluva nie je zverejnená (hoci je oboma stranami podpísaná) nenadobudla účinnosť (účinnosť nadobudne, ak v zmluve nie je stanovený neskorší termín nasledujúci kalendárny deň po zverejnení). Ak nie je zmluva zverejnená ani do 30 dní, zmluva akoby nebola a nie je možné na základe nej čokoľvek a akokoľvek konať. Zmluvu nestačí zverejniť ako súbor ale spolu s ňou (platí to obdobne aj pre faktúry a objednávky ak sa zverejňujú ako súbor a nie ako zoznam) treba zverejniť základné popisné údaje, aby občan mal informáciu o čo ide, skôr než si dokument otvorí.
Pokiaľ ide o formu zverejnenia, aj toto nemôže byť úplne ľubovoľné aj na toto sú príslušné predpisy a metodické usmernenia. Sú vydané štandardy, ktoré jasne hovoria aké typy dokumentov môžu byť obcou zverejnené. Napríklad nemôže byť zverejnený dokument uložený vo „wordovskom“ formáte (typ .doc alebo .docx, teda v istých prípadoch ako dvojička áno) a tých príkladov by bolo veľmi veľa, píše sa o tom vo vydaných štandardoch na niekoľkých stranách.  Dokumenty, ktoré obec nemá v elektronickej podobe ale iba na papieri, typicky sú to dodávateľské faktúry, nemá inú alebo ľahšiu možnosť ako ich do elektronickej podoby previesť skenerom. Ale aj tu treba dať pozor, pretože aj pre naskenované dokumenty sú dané pravidla, ak ich chce obec zverejniť.
Skenery skenujú do súboru, ktorý pre zverejnenie nemôže byť hocijaký. Nemôže byť zverejnený napríklad zoskenovaný dokument v JPG formáte (teda ako obrázok), čo skenery robia, hlavne sieťové multifunkčné zariadenia. Väčšinou alebo našťastie sú mnohé prednastavené, že skenujú do PDF formátu, čo je prípustný formát pre zverejnenie, ale zasa pozor, nie hocijaký PDF dokument môže byť zverejnený. Musí ísť o textový PDF súbor a nie o obrázkový, to sa dá veľmi rýchlo rozpoznať podľa toho či sa dá označiť v PDF dokumente časť textu ako blok. Ak to skenery nedokážu, potom musí vykonať prácu tzv. OCR program, ktorý dokáže previesť naskenovaný dokument do textovej podoby.
To však nie je všetko. Pre naskenované dokumenty, ktoré majú byť zverejnené je daných ďalších niekoľko podmienok, ako napr. veľkosť minimálneho dpi, maximálny sklon naskenovaného dokumentu, ....
A aby toho ešte nebolo málo sú vydané metodické pokyny Ministerstva financií SR, kde je dané aké popisné údaje majú byť zverejnené spolu s naskenovanou faktúrou, objednávkou, zverejnenou zmluvou. Takisto musí byť napr. zo zverejnenej zmluvy jasné, že zmluva bola oboma stranami podpísaná, pretože podľa výkladu odborníkov nepodpísaná zmluva nie je zmluvou. Zverejniť však pečiatky a podpisy na zmluve je riziko, pretože by obec takto umožnila teoreticky možné zneužitie podpisov a pečiatok a je povinná tomuto ak nie zabrániť tak to maximálne sťažiť. Tu treba pečiatky a podpisy buď čiastočne prekryť alebo stačí tak ako je zaužívané v krajinách EÚ na mieste podpisu uviesť slovko „podpísané“. Samozrejme občan má možnosť prísť na obecný úrad a overiť si, či zmluva takto označená je skutočne aj podpísaná. Zabrániť možnému zneužitiu pečiatky a podpisov samozrejme treba aj na skenovaných faktúrach, prípadne podpísaných a opečiatkovaných objednávkach.
No a k tomu všetkému, ešte pred zverejnením treba vo všetkých týchto dokumentoch anonymizovať osobné údaje, ktoré nesmú byť zverejnené.  
Takže vidíte, že so zverejňovaním dokumentov obcou to nie je také ľahké, nestačí len „hodiť“ dokument do skenera a následne zverejniť, treba splniť množstvo podmienok, ktoré si nevymyslela obec  a preto ak som  písal, že skenovaním a zverejňovaním dokumentov bežne úradník strávi denne aj viac ako hodinu, v mestách aj viac, teraz to je možno viac jasnejšie prečo.
Samozrejme ak na úrade nie je dobre vyškolený človek, ak nemá okrem informácií o povinnom zverejňovaní dokumentov a údajov aj isté  vedomosti z oblasti výpočtovej techniky, ukladania súborov, typov súborov, ... môže nastať nedorozumenie a problémy. Na malých obciach nie je možne zamestnať naozaj kvalitného odborníka, pretože obec nie je schopná si ho zaplatiť. Ja všeobecne som toho názoru, že na obecných úradoch až na výnimky, nemôžu pracovať špičkoví odborníci, pretože si ich obec jednoducho, aj keby chcela, nedokáže zaplatiť.  Buď stavia mantinely v odmeňovaní zákon a predpisy, alebo zaužívaný názor, že úradník „nemôže“ veľa zarobiť  alebo jednoducho nemá na to obec dostatok finančných  zdrojov,  aby si odborníka zaplatila a tak odborník ak sa na úrade aj „objaví“ veľmi rýchlo si nájde iného zamestnávateľa, u ktorého zarobí aj viac ako dvojnásobok toho, čo mu môže obec ako zamestnávateľ ponúknuť.
To som trošku odbočil, takže späť k zverejňovaniu dokumentov.
Na záver, ak ste dočítali až sem, moje malé doporučenie z praxe: Ak nemusíte skenovať, neskenujte. Je to časovo náročná práca, zaberie naozaj veľmi veľa času. Preto, ak sa dá, vyhnite sa mu. Väčšinu dokumentov, ak si to uvedomíme, predsa už v elektronickej forme máme. Vytvárame ich v počítači a tak previesť ich do správnej formy a typu súboru je neporovnateľne menej časovo náročné ako pracné skenovanie a to ešte častokrát sa používajú skenery bez automatického podávača.
ZMLUVY :  Ak ju vypracovávate na úrade, nechajte ju štatutármi podpísať a tú, ktorú máte v počítači doplňte na mieste podpisu slovkom „podpísané“ na jednej aj druhej zmluvnej strane a následne ju uložte v PDF formáte. Ak ju píšete v programe Word, čo je asi najčastejší prípad, od verzie 2007 a vyššie takáto možnosť je priamo v danom programe. Ak používate na písanie nižšiu verziu Wordu alebo iný softvér, ktorý priamo ukladanie do PDF neumožňuje, stačí nainštalovať virtuálnu PDF tlačiareň (program je zdarma) a dokument jednoducho necháte vytlačiť na takejto tlačiarni, čím sa zabezpečí, že sa uloží do textového PDF formátu, čo je formát, ktorý môžete zverejniť. Ak zmluvu netvoríte vy ale dodávateľ, dohodnite ako podmienku už pri uzatváraní zmluvy, že ešte pred jej podpisom vám ju dodá v dodávateľ elektronickej podobe (formát aký vám vyhovuje, prípadne rovno v textovom PDF súbore).
OBJEDNÁVKY: Dnes už myslím každý obecný úrad vystavuje objednávky pomocou  výpočtovej techniky a časy, kedy sa vypisovalo „šeftácke tlačivko“ sú už preč. Takže v tomto prípade je ľahká cesta. Ak váš softvér neumožňuje export do PDF (ak áno nie je čo riešiť) použite virtuálnu tlačiareň PDF a tak ako dáte objednávku vytlačiť na klasickú tlačiareň, vytlačíte ju aj na virtuálnej tlačiarni a máte PDF súbor s danou objednávkou, ktorý môžete rovno zverejniť.
FAKTÚRY:  Tu je to asi najzložitejšie, lebo tu sa skenovaniu častokrát nevyhnete. Niektorí dodávatelia jednoducho nie sú schopní (alebo ochotní) vám poslať elektronickú faktúru. Ak je však na obci šikovný starosta a má dobré vzťahy s dodávateľskými firmami bude vedieť vyjednať podmienku, že do vzťahu s danou firmou pôjde obec len za predpokladu, že dodávateľ dodá elektronickú faktúru. Dodávateľ s vystavením elektronickej faktúry, ak bude mať samozrejme záujem, s tým až taký veľký problém nemôže mať, pretože faktúru vo svojej firme vystavuje pomocou počítača a elektronicky ju vlastne už má. Niektoré firmy už aj dnes pristúpili k vystavovaniu a zasielaniu elektronických faktúr,  čím šetria čas, energiu i papier. Ak však faktúru máte len v papierovej forme neostáva nič iné, len ju naskenovať samozrejme za pravidiel, ktoré sú stanovené, pre následné zverejnenie takéhoto dokumentu na internetovej stránke obce.
Našťastie, ak sa chcete pracnému skenovaniu vyhnúť od 1.1.2012 stačí, ak budete zverejňovať iba zoznam faktúr a objednávok s príslušnými údajmi. Ak však vaša obec chce byť viac transparentná a nezverejňovať len to, čo jej ukladá zákon, môže aj naďalej vo zverejňovaní objednávok a faktúr pokračovať systémom ako v roku 2011.
Pokiaľ ide o zmluvu, naďalej obec musí zverejňovať kompletný obsah zmluvy, samozrejme  nej anonymizuje osobné údaje a iné informácie, ktoré podliehajú tajomstvu a a je dané zákonom, že sa nezverejňujú. Zmluvu však treba zverejniť v každom prípade, inak nenadobudne nikdy účinnosť.

Pracovníkom obecných úradov želám veľa trpezlivosti, možno niekedy aj pevných nervov pri dodržiavaní všetkých predpisov spojených so zverejňovaním dokumentov a občanom, návštevníkom obecnej stránky zasa veľa pochopenia pre prácu pracovníkom obecného úradu pri pripravovaní a zverejňovaní potrebných informácií.

- - -

Michalovi  ďakujeme a radi jeho odborné rady uverejňujeme. Už len treba veriť, že na "úrodnú pôdu" padnú tam, kde to je pre verejnú kontrolu samospráv občanmi najpotrebnejšie.